Előfordul, hogy a számlakibocsátó, illetve a partnerek közösen, papír alapon kibocsátott bizonylatként kívánják a PDF-ben küldött számlát kezelni. A számla vevő felé e-mailben történő továbbítása kizárólag abban az esetben tekinthető papír formában történő számlakibocsátásnak, amennyiben bizonyítható, hogy az e-mailben küldött csatolt (számla) kizárólag nyomtatás funkció alkalmazása esetén érhető el, azaz csak nyomtatható, és a mellékletet (számlát) számítástechnikai beállítás következtében nem lehet elmenteni. (Azaz a mentés funkció nem alkalmazható a csatolmánynál. ) Ez a megoldás speciális informatikai alkalmazások esetén kivitelezhető, emiatt egyes esetekben előfordulhat az elektronikus és a papír alapon kibocsátott számla megkülönböztetésének problémája. A szükséges informatikai ismeretek hiányában ez a megoldás adókockázatot rejt magában, ezért amennyiben a felek papír alapon kívánják a számlakibocsátást teljesíteni, mindenképpen a papír alapon történő továbbítást javasoljuk. Elérhetőségeink Átalánydíjas adótanácsadói szerződéssel rendelkező Partnereink az alábbi telefonszámokon kérdezhetnek Vállalkozási szervek részére: 06-1 237-9822/ éves azonosító kód Költségvetési szervek részére: 06-1 237-9832/ éves azonosító kód Írásbeli kérdéseket a címre várjuk!
Azaz nem szükséges kinyomtatni, de ez esetben azt is biztosítani kell, hogy a kontírozás szabályainak meg lehessen felelni, miszerint annak elválaszthatatlanul a számlához kell kapcsolódnia. Az ilyen számlák kétféle módon állíthatók elő: – elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátva vagy – úgynevezett EDI – elektronikus adatcsere – rendszerben. Utóbbi használatáról előzetesen a feleknek meg kell állapodniuk. Amikortól a számlázási szabályok megengedték, hogy a kinyomtatott számla aláírás és pecsét – azaz mindenféle kézjegy, kézírás – nélkül is hiteles, illetve nem kell szerepeltetni rajta a példány sorszámát, a számlázó programok gyártói elkezdtek beépíteni a rendszerükbe olyan funkciókat, mely a számlát e-mail útján egyenesen a vevőhöz továbbította. Később megjelent olyan adóhatósági állásfoglalás, mely szerint ez csak egy számlakép, s a vevő nem lehet biztos benne, hogy az eredeti számla majd pont ugyanúgy fog kinézni, ha megérkezik a postán. Azaz az adóhatóság azt az álláspontot képviselte, hogy mindenképpen el kell küldeni postán is a számlát.
Az új szabályozás szerint például az e-mailben elküldött és befogadott PDF állomány is elektronikus számlának minősül. (2012. december 31-ig hatályos előírás szerint kizárólag az EDI rendszerben létrehozott, illetve az elektronikus aláírással ellátott számlák minősültek elektronikus számlának. ) A számviteli törvény 167. § (1) bekezdés h) és i) pontjai előírják a gazdálkodók részére, hogy a bizonylatok könyvekben történő rögzítése során az elektronikus bizonylatok esetében is tüntessék fel a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozást, a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontját, igazolását. A gazdálkodó a 167. § (1) bekezdés h) és i) pontjában foglalt kötelezettségnek oly módon is eleget tehet, hogy a megjelölt adatokat, információkat és igazolásokat az eredeti (elektronikus vagy papíralapú) bizonylathoz egyértelmű, az utólagos módosítás lehetőségét kizáró módon fizikailag vagy logikailag hozzárendeli. A logikai hozzárendelés elektronikus nyilvántartással is teljesíthető.